Assinar contratos, procurações, relatórios, declarações e outros documentos sem papel e caneta já é uma realidade vivida por muitos trabalhadores autônomos, pessoas físicas e empresas. Hoje, toda a etapa de assinatura e envio de arquivos como esses pode ser realizada à distância e totalmente on-line, com a ajuda de um certificado digital.

Acontece que documentos importantes, na maioria das vezes, são enviados no formato PDF para evitar que o destinatário faça alterações no texto. No entanto, essa configuração de arquivo pode gerar muitas dúvidas na hora de inserir a assinatura digital no contrato, prescrição médica ou protocolo, por exemplo.

Afinal, como usar o certificado para assiná-lo digitalmente? É o que mostraremos neste artigo. Fizemos um passo a passo de todo esse processo em um arquivo PDF com o auxílio do dispositivo. Também listamos os principais benefícios dessa prática para você, seu negócio e para o meio ambiente (isso mesmo!). Confira!

Assinatura com certificado digital: o que é e como funciona

Por muitos anos, para assinar e autenticar um documento físico era necessário se deslocar até um cartório, ou enviá-lo por meio dos correios para que ele chegasse até a outra parte interessada. Felizmente, hoje, todo esse processo foi simplificado com o surgimento da assinatura digital, uma tecnologia que corresponde a uma assinatura escrita a próprio punho, porém, feita de forma on-line, com a ajuda de um certificado digital.

Apesar de ela eliminar todo o processo manual de coleta de assinaturas, reconhecimento de firma e gestão de documentos físicos, a validade jurídica e integridade da sua versão digital permanece. Nesse caso, o par de chaves criptográficas presente no dispositivo possui duas funções: assegurar a autenticidade do documento e permitir que o arquivo assinado trafegue virtualmente com total segurança, resguardando todas as informações contidas nele.

A assinatura com certificado digital surgiu, então, para simplificar a validação dos documentos e das transações realizadas em ambiente virtual. Com ela, é possível assinar arquivos em PDF de vários tipos, como declarações fiscais, concessões de créditos, contratos de prestação de serviço, apólices de seguros, autorizações e muito mais.

Passo a passo para assinar arquivos PDF com certificado digital

Acredite, o processo de assinatura em arquivos PDF com certificado digital é muito mais simples do que parece. O mais importante é ter o documento eletrônico instalado no seu computador, caso ele seja do tipo A1. Nos dispositivos do tipo A3, utiliza-se um token ou smartcard conectado à máquina. Além disso, neste passo a passo, ensinamos como assinar documentos utilizando o Adobe Acrobat Reader DC, o software oficial da Adobe, que oferece mais dinamismo e segurança. Assim, caso não o tenha instalado no seu dispositivo eletrônico, acesse o link para baixá-lo.

Feito isso, vamos ao tutorial: 

1. Abra o documento que deseja assinar com o certificado digital.
2. Depois de aberto, localize no menu principal a opção “Ferramentas” e clique no botão “Certificados”, posicionado no centro da tela. 
3. Após clicar em “Abrir” (localizado no mesmo botão de “Certificados”, um pouco abaixo), surgirá um novo botão no centro superior da tela, chamado “Assinar Digitalmente”.  Clique nele.
4. No documento, você deve sinalizar a área onde a assinatura será exibida. Para isso, arraste o cursor do mouse e posicione o retângulo sobre o local exato. 
5. Se você já tiver usado o software outras vezes com essa mesma finalidade, clique em “Assinar documento”. Em seguida, aparecerá uma pequena janela no centro da tela. Confira se todas as informações estão certas e clique em “Assinar”. 
6. Com tudo isso feito, é hora de salvar o arquivo no computador. Assim, escolha o nome e o local onde deseja armazená-lo e clique em “Salvar”. Em seguida, aparecerá uma solicitação da senha do seu certificado. Insira-a e clique em “Permitir”. 
7. Pronto! Seu arquivo em PDF está assinado. 

Mas, se essa for sua primeira vez utilizando o Adobe Acrobat para assinar um arquivo, no passo 5, antes de clicar em “Assinar documento”, é preciso configurar sua ID Digital. Para isso:

1. Clique em “Usar uma ID digital de um arquivo” e depois em “Continuar”. 
2. Agora, vá em “Procurar” e localize o arquivo do seu certificado digital. Digite a senha e clique em “Continuar”. 
3. Em seguida, clique no seu certificado para adicioná-lo à lista de IDs digitais e aperte o botão “Continuar”. 
4. Escolha a assinatura digital que deseja usar e clique novamente em “Continuar”. 
5. Confira os dados da ferramenta, digite a senha da ID Digital e clique, finalmente, em “Assinar”. 
6. O último passo é salvar o documento seguindo as mesmas instruções do tutorial acima. 
7. Sua assinatura digital foi aplicada!

Atualização da Lista de Confiança Adobe

Recentemente, a Adobe divulgou uma nova atualização da sua Lista de Confiança Aprovada (AATL), incluindo as políticas de certificado digital das Autoridades Certificadoras da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) credenciadas até abril deste ano.

Há alguns anos, em 2015, o acordo firmado entre o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) e a Adobe, incluía a cadeia V2 da ICP-Brasil na lista da empresa. Em 2019, com a alteração dos termos, foi incluída a cadeia V5. Agora, em 2022, o acordo assinado permite que os documentos que possuam certificados nos padrões ICP do tipo A3 e A4 possam ser reconhecidos automaticamente e verificados por meio do Acrobat Reader. 

No entanto, caso o usuário queira fazer a atualização manualmente no software, é necessário realizar os seguintes passos: 

1. Selecionar a opção “Editar”, depois, clicar em “Preferências” (Windows), ou “Acrobat/Reader” (Mac). 
2. Em seguida, selecione o botão “Gerenciador Confiança da lista de Categorias” no diálogo de preferências. 
3. Por fim, clique em “Atualizar agora” na seção “Atualizações automáticas da Adobe Approved Trust List (AATL)”.

Vantagens de assinar o arquivo PDF com certificado digital

Sem dúvidas, uma das melhores vantagens de utilizar o certificado digital para assinar arquivos em PDF é a desburocratização do processo de assinatura em si, que antes demandava deslocamento e outros custos. Mas, não se trata apenas disso. Esse método ainda proporciona outros benefícios:

Mais segurança

Talvez, a palavra que melhor define um certificado digital é segurança. Ao usá-lo para realizar suas transações bancárias, acessar sites do Governo, emitir notas fiscais eletrônicas (NF-es) e outras operações eletrônicas, todas as informações contidas nesse processo são protegidas pelo recurso de criptografia. Com a assinatura digital em um arquivo PDF não seria diferente.

O dispositivo permite que apenas o portador de um dos pares de chaves criptográficas acesse o documento compartilhado, o que reduz as chances de fraudes e roubos de informações. Assim, todo o procedimento é feito com total garantia de segurança e confiabilidade das partes envolvidas.

Praticidade

Com esse método de assinatura, as idas ao cartório para reconhecer firma passam a ser desnecessárias, assim como o envio do documento por correio até o segundo signatário. No método tradicional, essa transação pode levar dias, resultando em um atraso nas negociações.  

Porém, com a assinatura digital feita por um certificado, esse procedimento se torna mais rápido e fácil. Após a sua inserção no arquivo, bastam poucos cliques para ele ser enviado por e-mail ou aplicativos de mensagens instantâneas.

Redução de custos

A redução de custos é uma vantagem que está diretamente relacionada ao tópico anterior. Sem a necessidade de idas ao cartório para abrir firma e autenticar a assinatura, eliminam-se também os custos com as taxas desse serviço, com o envio do documento pelos correios e outros associados ao deslocamento.

Isso sem falar que, com a desmaterialização dos documentos físicos, as despesas com materiais de escritório, como papel, impressoras e cartuchos também podem ser reduzidas ou mesmo eliminadas. 

Sustentabilidade

A digitalização de contratos, procurações e declarações elimina a necessidade de impressão. Como se sabe, a produção do papel envolve a derrubada de árvores, emissão de gases poluentes, uso de água e muitos outros recursos. Mas, quando se opta pela gestão de documentos digitais, de forma direta, contribuímos com a preservação e proteção do meio ambiente. 

Pronto para assinar digitalmente seus documentos com segurança?

Depois de conhecer todos esses benefícios e ver como o processo de assinatura em um arquivo PDF com o certificado digital é fácil, você não pode deixar de adquirir o seu. 

Após esse investimento, suas negociações com contratos serão feitas em poucos minutos, de qualquer hora, lugar e com muita segurança. Preparado (a) para essa mudança?

Então, entre em contato conosco e dê o primeiro passo para uma rotina descomplicada. Ou, se preferir, solicite a emissão do seu certificado digital pelo nosso site, na aba “Comprar”.

Aguardamos seu contato!